Guía · EmpresasInventario físico de activos fijos en empresas: guía paso a paso

Actualizado el 11 de octubre de 2026 · 6 min de lectura · Equipo assetGo

Cómo contar, etiquetar y conciliar tus activos con contabilidad antes del cierre o de la auditoría.

Tu contabilidad dice que tienes ciertos activos: computadoras, mobiliario, vehículos, maquinaria. La pregunta es si de verdad siguen ahí. Un inventario físico conciliado responde esa pregunta, y es lo primero que piden los auditores, las aseguradoras y cualquier comprador o inversionista.

Por qué hacerlo

• Auditoría externa. El auditor necesita comprobar que los activos del balance existen y están en uso.
• Estados financieros confiables. La NIF C-6 (propiedades, planta y equipo) pide revisar periódicamente la vida útil y el valor de los activos; sin saber qué tienes, no puedes hacerlo.
• Seguros. Asegurar lo que ya no existe es pagar de más; no asegurar lo nuevo es un riesgo.
• Impuestos. Depreciar activos que ya no tienes, o dejar de deducir los que sí, distorsiona tu ISR.
• Pérdidas y robos. Cuando cada bien tiene responsable, se pierde menos.

Inventario físico de activos fijos en 7 pasos

1. Saca el auxiliar de activo fijo

El listado de contabilidad con número de activo, descripción, fecha y monto de adquisición, depreciación acumulada y centro de costos. Junta también las facturas (CFDI) de las compras recientes y las bajas del año.

2. Define el alcance

Oficinas, sucursales, almacenes, plantas, equipo en campo, en comodato con clientes o en casa de empleados. Nombra un responsable por sitio y acuerda fechas.

3. Prepara placas y numeración

Un número único por activo, con código de barras o QR. Aluminio para maquinaria y vehículos, poliéster para oficina y cómputo. Ver placas para activos fijos.

4. Levanta en sitio

Registra número, descripción, marca, modelo, serie, ubicación, responsable, centro de costos, estado físico y una foto.

5. Concilia contra contabilidad

• Faltantes: están en libros pero no se encontraron.
• Sobrantes: se encontraron pero no están registrados.
• Depreciados en uso: valen cero en libros pero siguen trabajando.
• Diferencias: otra ubicación, centro de costos o responsable.

6. Haz los ajustes

Bajas contables de los faltantes confirmados, altas de los sobrantes, corrección de ubicaciones y responsables. Revisa la vida útil y el estado de los activos dañados, que pueden requerir un ajuste por deterioro. Coordina con tu contador el efecto fiscal.

7. Asigna responsables y mantenlo al día

Cada responsable firma una carta responsiva por los activos a su cargo. Registra altas, bajas y traspasos cuando ocurren, y repite conteos parciales durante el año.

Errores comunes

• Hacerlo solo cuando el auditor lo pide.
• Contar sin conciliar con contabilidad.
• Seguir depreciando activos que ya se vendieron o tiraron.
• No registrar el equipo que se lleva a casa o a clientes.
• Usar un Excel que nadie actualiza después del conteo.

Preguntas frecuentes

Para calcular la depreciación fiscal de tus activos, consulta nuestra tabla de depreciación fiscal 2026.